attingoX — Bedienungsanleitung

Wie der Chat mit Euren Kunden funktioniert (Fitness-Studios)

AttingoX · Fitness-Studio-Variante · Ein Produkt aus dem Hause work!visionX

So läuft der Chat mit Euren Kunden — und wo Ihr als Team ansetzt.

Was der Bot antwortet, welche Fragen er souverän klärt, wann Ihr automatisch informiert werdet und wie Ihr ihn mit den richtigen Studio-Informationen versorgt. Diese Version ist auf Fitness-Studios zugeschnitten; für andere Branchen gibt es eigene Varianten.

Produkt AttingoX

Anbieter work!visionX

Kontakt Ralf Friedrichs

Stand Juli 2026

Was der Chat leistet. AttingoX ist der digitale Empfang Deines Studios — auf der Website, in WhatsApp, in Instagram-Direktnachrichten und im Facebook-Messenger. Der Bot beantwortet häufige Kundenfragen (Kurse, Preise, Öffnungszeiten, Probetraining) auf Basis der Studio-Fakten, nimmt Kontaktdaten strukturiert auf, buchte Probetraining direkt im Kalender, und meldet sich im Team-Postfach nur bei Fällen, die menschliche Entscheidung brauchen.

Kein Ersatz für Euch — sondern ein Filter. Standardfragen erledigt der Bot rund um die Uhr; alles Komplexe landet mit vollständigem Kontext bei Eurem Team.

Über welche Wege Deine Kunden schreiben können

Fünf Kanäle, ein Bot dahinter. Die Antworten sind überall konsistent, die Regeln (Duz-Stil, Format, Fakten) gelten kanalübergreifend.

Web-Chat auf Deiner Studio-Website

Kleines Widget unten rechts. Kunde klickt, tippt, sieht die Antwort live entstehen — im Streaming-Modus. Kein Login, keine App.

WhatsApp Business

Kunde schreibt an Eure Studio-Nummer. Bot antwortet direkt im gewohnten WhatsApp — mit derselben Logik wie im Web-Chat.

Instagram-Direktnachricht

Kunde schickt eine DM an Euer Instagram-Business-Profil. Bot beantwortet im DM-Faden.

Facebook-Messenger

Chat-Button an Eurer Facebook-Seite. Bot übernimmt genau wie in den anderen Kanälen.

Facebook Lead Ads (Instant Form)

Kein Chat, sondern Formular. Kunde füllt aus, Bot meldet sich anschließend auf dem Wunsch-Kanal (WhatsApp oder Email) mit einer kurzen Bestätigung.

Der typische Ablauf einer Konversation

Kunde nimmt Kontakt auf

Öffnet Widget, schreibt WhatsApp oder klickt „Zur Anzeige"

Der Bot begrüßt nicht mit einer Floskel („Hallo, wie kann ich helfen?"). Er wartet darauf, dass der Kunde direkt seine Frage stellt — bewusst, damit die Antwort sofort inhaltlich ist und nicht wie ein Formular wirkt.

Bot versteht die Frage und antwortet aus Euren Fakten

Klassifizierung + Studio-Fakten-Lookup + generierte Antwort

Der Bot ordnet die Frage einer Kategorie zu (Kursanfrage, Probetraining, Preisanfrage, Mitgliedschaft, Beschwerde, sonstiges) und antwortet nach klaren Regeln:

Duz-Stil durchgängig — kein „Sie", weil Fitnessstudios in Deutschland duzen.
1-3 Sätze pro Antwort — Chat, nicht E-Mail.
Max. eine Rückfrage pro Antwort — Kunde soll nicht überfordert werden.
Kein Info-Dump — bei „Habt Ihr Zumba?" kommt genau die Zumba-Antwort, nicht die ganze Studio-Übersicht.

Beispiel: Kursanfrage Habt Ihr Zumba? Ja, wir haben Zumba-Kurse. Sie finden dienstags von 19:15-20:15 Uhr mit Silja und samstags von 10:30-11:30 Uhr mit Simone Kohnen-Ries statt. Möchtest Du wissen, wie Du am Kurs teilnehmen kannst?

Kunde will handeln — Probetraining oder Beratung

Freude → Info → Buchungslink oder Kontakt-Angebot

Sobald ein Kunde konkret Interesse zeigt, wechselt der Bot vom Antwort-Modus in den Aktions-Modus. Bei Probetraining läuft das nach der Reihenfolge: Freude, was mitbringen, Buchungslink (kein separates „wann passt es?").

Beispiel: Probetraining Macht Ihr auch Probetrainings? Klasse, dass Du reinschnuppern möchtest! Bring einfach Sportkleidung, saubere Hallenschuhe, ein Handtuch und Deine Trinkflasche mit. Such Dir hier direkt einen Termin aus:
https://meetings-eu1.hubspot.com/dein-studio

Wenn ein Rückruf besser passt — Bot fragt den Wunsch-Kanal

Anruf / WhatsApp / E-Mail + passende Nummer bzw. Adresse

Bei Mitgliedschaft, konkreter Beratung oder wenn der Kunde ausdrücklich Kontakt wünscht, fragt der Bot NICHT nur nach der E-Mail, sondern welchen Kanal der Kunde am liebsten hat: Anruf, WhatsApp oder E-Mail — und die passende Nummer oder Adresse. Wir extrahieren dann automatisch beides und übergeben es an Euer CRM oder Team-Postfach.

Beispiel: Beratungswunsch Was kostet die Mitgliedschaft? Unsere Mitgliedschafts-Pakete schnüren wir individuell. Magst Du, dass sich jemand aus unserem Team persönlich bei Dir meldet? Ja gerne Super. Wie möchtest Du am liebsten kontaktiert werden — per Anruf, WhatsApp oder E-Mail? Und mit welcher Nummer bzw. Adresse erreiche ich Dich?

Übergabe an Euer Team

Lead landet im CRM, kritische Fälle zusätzlich per Email an Team

Was mit der Anfrage passiert, hängt vom Fall ab:

Normaler Interessent (Probetraining, Kursfrage, Preisanfrage): Lead-Datensatz in Eurem CRM (HubSpot oder Google-Sheet) — Kanal-Präferenz, Nummer/Adresse und Chat-Verlauf mit dabei. Team greift zum Wunsch-Kanal.
Beschwerde, Kündigung oder unklare Kategorie: Sofort-E-Mail ans Team plus Lead im CRM. Der Bot verspricht nichts Rechtliches, sondern nimmt das Anliegen auf und leitet weiter.
Probetraining-Buchung: Kunde bucht direkt einen Slot im Kalender-Link, HubSpot-Meeting entsteht automatisch — kein manueller Schritt nötig.

Was der Bot leistet — und was nicht

Der Bot kann

Kursangebote nennen (Namen, Termine, Trainer aus den Studio-Fakten)
Öffnungszeiten und Adresse sagen
Probetraining-Buchung anstoßen (Kalender-Link)
Kontaktdaten strukturiert aufnehmen (Kanal + Adresse/Nummer)
Konzept und Schwerpunkte des Studios erklären
Beschwerden empathisch aufnehmen und Sachverhalt sammeln
Auf Rückfragen wie „wo nachlesen" mit Website-Link antworten
Rund um die Uhr, in Sekunden reagieren

Der Bot tut bewusst NICHT

Konkrete Preise oder Vertragslaufzeiten nennen (bleibt Beratungsgespräch vorbehalten)
Verbindliche Kündigungsbestätigungen aussprechen
Fehler oder Schuld eingestehen („das war unser Fehler")
Termine oder Trainer erfinden, die nicht in den Studio-Fakten stehen
Kurse anbieten, die es bei Euch nicht gibt (verweist stattdessen ans Studio)
Rechtliche Auskünfte geben oder Rückerstattungen versprechen
Anrede oder Grußformel („Hallo Anna", „Viele Grüße") verwenden — das ist Chat, keine Email

Wann Ihr automatisch informiert werdet

Der Bot arbeitet still im Hintergrund. Es gibt vier Situationen, in denen Euer Team unmittelbar eine Nachricht bekommt:

Der Kunde äußert eine Beschwerde — Unmut, Reklamation, Ärger über etwas.Bot nimmt Sachverhalt auf, Team bekommt Sofort-Email mit Chat-Verlauf.
Der Kunde kündigt aktiv („Hiermit kündige ich zum …").Kein automatischer Kündigungsbestätigung — nur Übergabe an Team.
Die Anfrage ist unklar oder mehrdeutig (Klassifizierung landet auf „sonstiges" mit niedriger Confidence).Team entscheidet manuell, wie zu reagieren ist.
Die Klassifizierung ist unsicher (Confidence unter 85%).Auch wenn die Kategorie stimmt — bei Zweifel prüft ein Mensch mit.

Damit der Bot immer korrekt antwortet — was Ihr pflegen müsst

Der Bot ist nur so gut wie die Fakten, die wir ihm mitgeben. Diese Informationen fließen in seinen System-Prompt:

Studio-Fakten in Eurer Tenant-Konfiguration

Kurstermine mit TrainerFormat: „Kursname: Wochentag Uhrzeit mit Trainer". Änderungen (Trainerwechsel, neue Kurse) müsst Ihr melden — der Bot rät nicht.
ÖffnungszeitenWochentag- und Feiertags-Zeiten. Änderungen zu Feiertagen bitte rechtzeitig.
Adresse und TelefonErscheint in Antworten wenn nach Studio-Standort gefragt wird.
Schwerpunkt und KonzeptReha-Fokus, Wellness, Gesundheit — der Bot leitet daraus die Tonalität ab.
Website-LinksKursplan, Preistabelle etc. — der Bot verlinkt gezielt bei „wo nachlesen"-Fragen.
Buchungslink für ProbetrainingHubSpot-Meetings-URL. Änderung: sag uns Bescheid, wir tauschen.
Aktuelle Kampagnen und KontextteaserSommer-Aktion, Neujahrsaktion — mit Ablaufdatum, dann ignoriert der Bot sie automatisch.

Feedback an uns — falls der Bot doch mal falsch liegt

Skript verhält sich nicht wie erwartetSchick den Chat-Verlauf und was Ihr erwartet hättet — wir passen die Prompt-Regel an.
Kurs oder Termin fehlt in einer AntwortFehlt vermutlich in den Studio-Fakten — kurzer Hinweis reicht.
Neue Kategorie taucht aufWenn Kunden häufig Themen ansprechen, die der Bot nicht kennt (z. B. Ernährungsberatung, Firmenfitness) — sagt uns Bescheid, wir bauen Antwortregeln.

Datenschutz und Grenzen

Chat-Verläufe werden in unserer Datenbank gespeichertBis 90 Tage aufbewahrt, danach automatisch gelöscht. Bei aktivem Lead bleibt die Verknüpfung fürs CRM erhalten.
KI-Verarbeitung durch Mistral AI (Frankreich, DSGVO-tauglich)AVV-Vertrag zwischen AttingoX/work!visionX und Mistral abgeschlossen. Kunden-Nachrichten verlassen die EU nicht.
Consent-Erfassung im ChatBei Kontakt-Angaben ist die Einwilligung zum gewählten Kanal implizit — wir dokumentieren das im Lead-Datensatz.
Datenschutz-Baustein für Eure ErklärungWir liefern einen Text-Baustein, der die Verarbeitung durch AttingoX + Mistral korrekt beschreibt — den fügt Ihr in Eure Datenschutzerklärung ein.

Bedienungsanleitung zur Verwendung des AttingoX-Chat-Dialogs, Stand Juli 2026. Diese Anleitung beschreibt das Verhalten des KI-Chatbots und die Übergabe an Eure Teams. Technische Details zur Einrichtung liegen im separaten Meta-Freischaltung-Dokument. Bei Fragen zum Chat-Verhalten oder Anpassungen der Antwort-Regeln: kurze Nachricht an work!visionX genügt.