Einführung von AttingoX in Eurem Studio

Die Einführung erfolgt in fünf klar abgegrenzten Phasen: Studio-Informationen bereitstellen, CRM anbinden, Chat-Widget einbinden, Datenschutzerklärung ergänzen und gemeinsame Testphase. Der Zeitrahmen beträgt in der Regel eine Woche, davon etwa 90 Minuten aktive Beteiligung auf Eurer Seite.

Produkt AttingoX

Anbieter work!visionX

Kontakt Ralf Friedrichs

Stand Juli 2026

Zweck dieses Leitfadens. Dieser Leitfaden beschreibt ausschließlich die technische und organisatorische Einführung von AttingoX in Eurem Studio nach abgeschlossenem Meta-Onboarding. Die Einführung erfolgt gemeinsam mit work!visionX und ist in fünf klar abgegrenzte Phasen unterteilt. Am Ende steht ein produktiv nutzbarer Chat-Assistent auf allen freigegebenen Kanälen.

Aufteilung der Verantwortlichkeiten. Ihr stellt die Studio-Informationen bereit und entscheidet über CRM-Anbindung und Website-Integration. work!visionX übernimmt die technische Einrichtung, die Konfiguration des KI-Assistenten sowie die begleiteten Tests. Der Zeitaufwand auf Eurer Seite beläuft sich in Summe auf rund 90 Minuten, verteilt über die einzelnen Phasen.

Zuordnung der Rollen

Euer Studio-Team work!visionX

Voraussetzungen

Was vor Beginn vorliegen sollte

Abgeschlossenes Meta-OnboardingBusiness Verification erfolgt, WhatsApp Business Account aktiv, Zugriffsschlüssel liegt vor. Details siehe separates Meta-Onboarding-Dokument.
Zugang zur Studio-WebsiteErforderlich für die Einbindung des Chat-Widgets, entweder durch Euch oder durch Eure Web-Agentur.
Zugang zu HubSpot oder GoogleAbhängig von der gewählten CRM-Anbindung, siehe Phase 2.
Ansprechpartner für DatenschutzZuständig für die Ergänzung des DSGVO-Bausteins in Eurer Datenschutzerklärung — häufig die Inhaberin oder ein externer Berater.
Aktuelle Studio-InformationenKurse mit Trainernamen und Zeiten, Öffnungszeiten, Adresse und Rahmenbedingungen der Mitgliedschaft. Konkrete Preise werden nicht benötigt.
Buchungs-Link für ProbetrainingDie URL zu Eurem Buchungssystem, beispielsweise HubSpot Meetings oder Calendly.

Die fünf Phasen

Studio-Informationen bereitstellen

Grundlage für alle Antworten des KI-Assistenten

45–60 Minuten Studio-Team füllt aus work!visionX prüft und übernimmt

Zweck: AttingoX beantwortet ausschließlich Fragen auf Basis der hinterlegten Studio-Informationen. Je vollständiger diese Angaben sind, desto präziser und verlässlicher fallen die Antworten aus.

Ihr erhaltet von uns ein Onboarding-Formular (wahlweise als Google-Dokument oder Excel-Datei). Es ist in klar abgegrenzte Blöcke gegliedert:
- Basisdaten: Studio-Name, Adresse, Telefon, E-Mail sowie Öffnungszeiten einschließlich Feiertagsregelung.
- Konzept und Schwerpunkt: Ausrichtung des Studios, etwa Reha, Wellness oder Familie. Eine kurze Beschreibung von zwei bis drei Sätzen genügt.
- Kursplan: pro Kurs eine Zeile im Format „Kursname: Wochentag Uhrzeit mit Trainer". Mehrere Termine desselben Kurses stehen in einer Zeile, getrennt durch Semikolon.
- Rahmenbedingungen der Mitgliedschaft: allgemeine Struktur der Pakete sowie eine mögliche Trial-Regelung wie „zweimal kostenlos schnuppern pro Kurs". Konkrete Preise werden nicht benötigt.
- Website-Verlinkungen: Kursplan, Preistabelle, Wellness-Bereich, Kontaktseite und alle weiteren Seiten, die im Chat verlinkt werden dürfen.
- Buchungs-Link für das Probetraining sowie die Bezeichnung der zugehörigen Terminkategorie im Kalendersystem.
- Aktuelle Aktionen: etwa Sommer- oder Neujahrsangebote mit Start- und Enddatum. Abgelaufene Aktionen werden automatisch ausgeblendet.
Nach Rücklauf übernehmen wir die Angaben in die Konfiguration Eures Studios.
Vor der Aktivierung erhaltet Ihr eine Vorschau der Konfiguration. Sie zeigt, wie AttingoX Euer Studio wahrnimmt und wiedergibt. Änderungswünsche werden gemeinsam abgestimmt und übernommen. Erfahrungsgemäß sind zwei Abstimmungsrunden ausreichend.

CRM-Ziel wählen und anbinden

Klare Ablage neuer Kontakte für Euer Team

30–60 Minuten je nach Zielsystem Studio entscheidet und stellt Zugang bereit work!visionX richtet die Anbindung ein

Zweck: Jede Konversation, in der Kontaktdaten hinterlassen werden, wird als Lead gespeichert. Damit Euer Team diese Kontakte gezielt weiterverfolgen kann, benötigt AttingoX ein definiertes Zielsystem — entweder Euer bestehendes CRM oder eine Google-Tabelle als einfache Alternative.

Ihr entscheidet Euch für eine der folgenden Anbindungen:
- Google-Tabelle — geeignet für Studios ohne eigenes CRM. Auf Basis unserer Vorlage legt Ihr eine Tabelle an und gebt sie für ein von uns benanntes Google-Konto frei. Jeder neue Lead erscheint als zusätzliche Zeile. Vorteile: sofort einsatzbereit, keine zusätzlichen Kosten. Einschränkungen: keine Pipeline-Verwaltung und kein automatisches Follow-up.
- HubSpot — sinnvoll, wenn bereits ein HubSpot-Portal genutzt wird. Die kostenfreie Version genügt. Ihr generiert ein Zugriffs-Token und übermittelt uns die Portal-ID. Neue Leads erscheinen als Kontakt und Deal in Eurer bestehenden Pipeline.
- Pipedrive oder Magicline — bei bestehender Nutzung. Die Einrichtung verläuft analog zu HubSpot; die Details klären wir gemeinsam.
Der Zugang wird durch Euch eingerichtet. Für HubSpot: unter Einstellungen → Integrationen → Private Apps ein Zugriffs-Token mit Berechtigungen für Contacts, Deals und Notes anlegen. Für die Google-Tabelle genügt die Freigabe an die von uns benannte System-E-Mail-Adresse.
Anschließend übernehmen wir die technische Anbindung. Ein gemeinsamer Test-Lead prüft die Übertragung — er sollte innerhalb weniger Sekunden im Zielsystem sichtbar sein.

Chat-Widget in die Studio-Website einbinden

Aktivierung des Chats auf Eurer Website

15–30 Minuten work!visionX stellt den Code bereit Studio bindet ein

Zweck: Der Chat auf Eurer Website ist ein eigenständiger Kanal — unabhängig von WhatsApp, Instagram oder Facebook. Ein Symbol unten rechts öffnet den Chat per Klick.

Für den Einbau erhaltet Ihr einen kurzen Code-Ausschnitt (drei Zeilen HTML und JavaScript). Er umfasst das Widget-Skript sowie zwei Konfigurationszeilen mit der Kennung Eures Studios. Der Einbau auf die öffentliche Studio-Website kann direkt erfolgen oder gemeinsam mit dem Livegang in Phase 5 — parallel steht für die Testphase eine gesonderte, nicht öffentliche Test-URL zur Verfügung.
Der Code wird im HTML unmittelbar vor dem schließenden </body>-Tag eingefügt. In WordPress geschieht das über ein Custom-HTML-Widget im Footer oder ein Plugin wie „Insert Headers and Footers". Bei einer statischen Website erfolgt der Einbau direkt im Quelltext.
Die Farbe des Chat-Symbols passen wir auf Wunsch an Eure Studio-Farbwelt an. Benötigt wird lediglich der Farbcode im Hex-Format (z. B. #0a7ca0).
Für den Test ruft Ihr die Website neu auf. Das Chat-Symbol erscheint unten rechts, öffnet sich per Klick und beantwortet eine erste Testfrage, beispielsweise „Habt Ihr Zumba?".
Soll der Chat auf mehreren Unterseiten verfügbar sein — etwa Startseite, Kursplan und Kontakt — wird derselbe Code auf allen betroffenen Seiten eingebunden. Alternativ eignet sich ein Tag-Manager.

Datenschutzerklärung ergänzen

Transparente Dokumentation der KI-Verarbeitung

15 Minuten work!visionX stellt den Text-Baustein bereit Studio ergänzt die Datenschutzseite

Zweck: Kundennachrichten werden durch ein KI-System (Mistral AI, Frankreich) verarbeitet. Die DSGVO verlangt, dass diese Verarbeitung in Eurer Datenschutzerklärung transparent beschrieben wird — inklusive Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Speicherdauer und Löschregelung.

Ihr erhaltet von uns einen vorformulierten Text-Baustein von rund 200 Wörtern. Er umfasst die verarbeiteten Datenkategorien (Chat-Inhalte und Kontaktdaten), die Rechtsgrundlagen (berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Einwilligung bei aktiver Kontaktaufnahme), die beteiligten Auftragsverarbeiter (work!visionX und Mistral AI) und die Speicherdauer von 90 Tagen mit anschließender Anonymisierung.
Der Baustein wird in Eure bestehende Datenschutzerklärung eingefügt, üblicherweise als eigener Abschnitt unter einer Überschrift wie „KI-gestützter Chat auf unserer Website".
Empfohlen wird eine abschließende Prüfung durch Euren Datenschutzberater. Der Baustein wurde von externen DSGVO-Fachleuten erstellt und erfordert erfahrungsgemäß keine inhaltlichen Anpassungen.
Das Impressum bleibt unverändert. AttingoX ist eine von Euch eingesetzte Dienstleistung und nicht selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Testphase und Livegang

Kontrollierte Erprobung vor dem produktiven Betrieb

3–14 Tage Studio testet und gibt frei work!visionX begleitet

Zweck: Vor dem Livegang prüft Ihr das Antwortverhalten von AttingoX und identifiziert mögliche Anpassungsbedarfe. Die Tests erfolgen auf einer für Euer Studio eingerichteten Test-URL. Die Adresse ist nicht öffentlich verlinkt und wird nicht in Suchmaschinen aufgeführt — nur wer sie kennt, kann sie aufrufen.

Test-URL bereitstellen. Für Euer Studio wird eine dedizierte Test-Seite eingerichtet. Sie enthält das Chat-Widget mit der Konfiguration Eures Studios und ist ausschließlich über den Direktlink erreichbar. Der Chat-Assistent arbeitet dort mit dem echten Backend, sodass die Testantworten dem späteren Produktivverhalten entsprechen.
Testrunden gemeinsam durchführen. Empfohlen werden mindestens die folgenden Szenarien:
- Kursanfrage („Habt Ihr Zumba am Dienstag?") — Prüfung, ob Termin und Trainer korrekt genannt werden.
- Probetraining („Kann ich mal reinschnuppern?") — Prüfung des vorgesehenen Ablaufs: Bestätigung, Hinweise zur Ausrüstung, Buchungs-Link.
- Beratungswunsch („Was kostet die Mitgliedschaft?") — Prüfung, ob nach dem Wunschkanal für die Rückmeldung gefragt und keine konkreten Preise genannt werden.
- Beschwerde („Ich bin unzufrieden mit dem Trainer") — Prüfung, ob empathisch nachgefragt und das Team benachrichtigt wird.
- Themenfremde Frage („Was ist der Sinn des Lebens?") — Prüfung, ob der Assistent freundlich zum Studio-Kontext zurückführt.
WhatsApp parallel prüfen. Ein Teammitglied schreibt aus einer privaten Rufnummer an die WhatsApp-Business-Nummer Eures Studios. Auch hier greift das echte Backend, sodass Meta-Vorlagen und Freeform-Antworten unter realen Bedingungen geprüft werden.
Feedback strukturiert festhalten. Beobachtungen aus dem ersten Durchlauf werden gemeinsam gesammelt und in konkrete Anpassungen übersetzt — typischerweise drei bis fünf. Nach einer zweiten Runde ist der Chat-Assistent erfahrungsgemäß bereit für den Livegang.
Livegang. Nach Eurer Freigabe wird das Chat-Widget auf der öffentlichen Studio-Website eingebunden (sofern in Phase 3 noch nicht erfolgt), und die WhatsApp-Nummer wird für den Kundenkontakt kommuniziert. In der ersten Woche erfolgt eine engmaschige Beobachtung durch beide Seiten, in der Regel mit zwei bis drei kleineren Nachjustierungen.
Regelbetrieb. AttingoX arbeitet ab diesem Zeitpunkt selbstständig. Euer Team erhält Benachrichtigungen bei kritischen Anfragen (etwa Beschwerden oder Kündigungen), neue Leads werden ins CRM übertragen. Monatlich stellen wir Euch einen Überblick zu Nutzung und Kennzahlen zur Verfügung.

Voraussetzungen für den produktiven Betrieb

Nach Abschluss der fünf Phasen liegen die folgenden Angaben und Freigaben vor. Sie bilden die Grundlage für den Livegang.

Ausgefülltes Onboarding-FormularKurse, Öffnungszeiten, Konzept, Website-Verlinkungen, Buchungs-Link und aktuelle Aktionen.
Eingerichteter CRM-ZugangHubSpot-Zugriffs-Token mit Portal-ID oder Freigabe der Google-Tabelle für die System-E-Mail von work!visionX.
Eingebundenes Chat-WidgetBestätigung, dass das Chat-Symbol auf der Studio-Website erscheint und Testfragen beantwortet.
Ergänzte DatenschutzerklärungURL zur überarbeiteten Datenschutzseite mit dem eingefügten Text-Baustein.
Benachrichtigungs-E-Mail für Euer TeamAdresse, an die kritische Anfragen wie Beschwerden, Kündigungen oder unklare Fälle automatisch weitergeleitet werden.
Freigabe für den LivegangNach erfolgreich abgeschlossener Sandbox-Testphase.

Nicht im Leistungsumfang

Neubau der Studio-WebsiteUmfasst ist ausschließlich die Einbindung des Chat-Widgets in eine bestehende Website.
Individuelle DatenschutzberatungEnthalten ist der vorformulierte Text-Baustein; die rechtliche Prüfung erfolgt durch Euren Datenschutzberater.
Aufbau eines HubSpot-Portals von Grund aufSetzt ein bestehendes HubSpot-Konto voraus, unabhängig von der Version.
Betrieb Eures WhatsApp-KontosDas WhatsApp Business Account verbleibt in Eurer Verantwortung.
Erstellung zusätzlicher Meta-NachrichtenvorlagenÜber die Standard-Vorlagen hinausgehende Templates sind gesondert zu vereinbaren.

Bei Bedarf vermitteln wir Kontakte zu geeigneten Partnern für Website oder Datenschutz.

Implementierungsleitfaden für Fitnessstudios, Stand Juli 2026. Voraussetzung ist ein abgeschlossenes Meta-Onboarding (siehe separates Dokument). Für andere Branchen wie Physiotherapie, Beauty oder Beratung bestehen eigene Varianten mit angepassten Beispielen und Fachbegriffen. Rückfragen zum Ablauf richtet Ihr direkt an work!visionX.