AttingoX Logo
attingoX — Kunden-Onboarding
Modul WhatsApp & Meta-Kanäle · Fahrplan
AttingoX · Ein Produkt aus dem Hause work!visionX

Was Meta von dir braucht, bevor der Bot antworten darf.

Ein Fahrplan durch die Freigaben, Konten und Zugriffe, die Meta für automatisierte WhatsApp- und Meta-Kanäle verlangt. Die meiste Arbeit ist einmalig — danach läuft AttingoX ohne weiteres Zutun.

Produkt AttingoX
Anbieter work!visionX
Kontakt Ralf Friedrichs
Stand Juli 2026

Warum überhaupt so viele Schritte? Meta betreibt WhatsApp als geschlossenes System und lässt automatisierte Nachrichten nur zu, wenn drei Dinge geklärt sind: Es existiert die Firma tatsächlich (Firmenprüfung). Die Rufnummer gehört zu dieser Firma (WhatsApp-Konto). Ein von Meta genehmigter Text wird verwendet (Nachrichten-Vorlagen). Alles andere folgt aus diesen drei Punkten.

Die Zeit, die du selbst reinsteckst, liegt bei rund 60–90 Minuten. Der Rest sind Wartezeiten, in denen Meta prüft — meist 1–5 Werktage insgesamt.

Legende: Wer macht was

Kunde (dein Team) work!visionX Meta prüft

Bevor es losgeht

Was du bereithalten solltest

Die fünf Phasen

01

Firmenprüfung durch Meta

Meta nennt das „Business Verification" — läuft im Sicherheitscenter

10 Min. bis 14 Werktage Kunde reicht ein Meta prüft

Warum: Ohne diese Freigabe darf keine automatisierte Nachricht an Endkunden gehen und der Zugriff auf produktive WhatsApp-APIs bleibt gesperrt. Meta prüft, ob die Firma real existiert und du sie vertrittst.

  1. Im Meta Business Manager öffnen: Business-Einstellungen → Sicherheitscenter. Bei „Unternehmen verifizieren" auf Start klicken.
  2. Firmen-Dokumente hochladen — Meta akzeptiert für Deutschland u.a.:
    • Handelsregisterauszug (bevorzugt) oder Gewerbeanmeldung
    • Adressnachweis: Kontoauszug, Telefon- oder Utility-Rechnung, nicht älter als 3 Monate
    • Optional: USt-IdNr — beschleunigt die automatische Prüfung
  3. Absenden. Firmenname, Adresse und Telefonnummer müssen auf Website, Facebook-Seite und Dokumenten exakt gleich geschrieben sein — Abweichung ist der häufigste Ablehnungsgrund.
  4. Status wechselt auf „In Prüfung". Meta meldet per E-Mail: automatische Freigabe manchmal in 10 Minuten, manuelle Prüfung meist 2 Werktage, im Extremfall bis 14 Werktage.
02

WhatsApp-Business-Konto einrichten

Meta nennt das „WhatsApp Business Account (WABA)"

30 Min. + Wartezeit Anzeigename Kunde Meta prüft Anzeigenamen

Warum: Der Bot spricht Kunden unter einer bestimmten Rufnummer und mit einem festen Anzeigenamen an. Beides wird hier festgelegt.

  1. Rufnummer wählen und vorbereiten:
    • Empfehlung: Festnetz oder separate SIM — nicht die private WhatsApp-Nummer
    • Falls die Nummer aktuell in WhatsApp/WhatsApp Business aktiv ist: dort abmelden — sonst kann Meta die Nummer nicht auf die Cloud API übernehmen
  2. Im Meta Business Manager: Business-Einstellungen → Konten → WhatsApp-Konten, „Hinzufügen" → neuen WABA anlegen und dem Business zuweisen.
  3. Rufnummer registrieren — zwei UI-Pfade führen dorthin:
    • Über WhatsApp Manager → Kontotools → Telefonnummern die neue Nummer hinzufügen, oder
    • Über WhatsApp → API-Setup unter „Schritt 5: Telefonnummer hinzufügen" auf den Button klicken
  4. Nummer per SMS-Code oder Sprachanruf verifizieren.
  5. Anzeigenamen beantragen: der Firmenname wie im Handelsregister, gerne mit Zusatz („[Firma] Deutschland"). Fantasienamen und generische Begriffe („Bester Sport") lehnt Meta ab. Bei Regelkonformität ist die Prüfung meist innerhalb 2–3 Stunden durch, komplexe Fälle bis zu einem Werktag.
  6. Passende Branchenkategorie wählen — Meta führt die Auswahl per Dropdown vor (Beispiele: „Fitness & Wellness", „Bildung", „Gesundheitswesen", „Handel", „Dienstleistungen").
  7. Kreditkarte als Zahlungsmethode hinterlegen (siehe Kosten weiter unten).
03

Zugriff für AttingoX

Meta nennt das „System User + Access Token"

15 Minuten Kunde work!visionX assistiert

Warum: Damit AttingoX im Namen deiner Firma senden darf, braucht es einen dauerhaften Schlüssel. Der Zugriff ist eng gefasst: ausschließlich WhatsApp-Nachrichten senden und Vorlagen verwalten — kein Zugriff auf Konten, Zahlungen oder andere Bereiche.

  1. Menüpfad im Business Manager: Business-Einstellungen → Nutzer → System-Nutzer. Auf Hinzufügen klicken.
  2. Namen frei wählen (z. B. Automatisierungs-Adapter), Rolle Mitarbeiter.
  3. Neu angelegten System-Nutzer auswählen, Assets zuweisen klicken und zuweisen:
    • Das WhatsApp-Konto aus Phase 2 — mit voller Kontrolle
    • Unsere Meta-App — die App-ID liefern wir dir per E-Mail
  4. Token generieren klicken:
    • Ablauf: Nie — sonst müsste der Schlüssel alle 60 Tage erneuert werden
    • Berechtigungen (alle drei ankreuzen): whatsapp_business_messaging, whatsapp_business_management, business_management
  5. Schlüssel wird nur einmal angezeigt — sofort kopieren und verschlüsselt an uns übergeben (Passwort-Tresor oder verschlüsselte Notiz, nicht als reine E-Mail).
04

Nachrichten-Vorlagen freigeben lassen

Meta nennt das „Message Templates" — Verwaltung im WhatsApp Manager

Minuten bis 24 Std. work!visionX reicht ein Kunde gibt Text frei Meta prüft

Warum: Erstnachrichten und alle Business-initiierten Nachrichten sind nur mit Meta-genehmigten Textvorlagen erlaubt. Frei formulierte erste Nachrichten würde Meta blockieren. Auf Kundenantworten dürfen wir 24 Stunden lang frei antworten.

  1. Wir formulieren die Erstkontakt-Vorlage („Hallo {{Vorname}}, danke für deine Anfrage bei {{Firma}} …") und stimmen den Text mit dir ab.
  2. Einreichung geschieht im WhatsApp Manager → Nachrichtenvorlagen (oder programmatisch über die Message-Templates-API — machen wir).
  3. Kategorie wählen — Meta lässt genau drei Kategorien zu:
    • MARKETING — Kaltakquise / Werbung
    • UTILITY — transaktionale Nachricht auf Anlass des Kunden (Terminbestätigung etc.)
    • AUTHENTICATION — Einmal-Codes / 2FA
  4. Meta prüft, meist innerhalb weniger Minuten, im Extremfall bis 24 Stunden. Genehmigte Vorlagen aus einer Sandbox-WABA übertragen sich NICHT — jede Vorlage ist an eine konkrete WABA gebunden und wird für die neue produktive WABA neu eingereicht.
  5. Weitere Vorlagen (Follow-up nach 3 Tagen, Terminerinnerung) können wir jederzeit nachziehen.
05

Facebook & Instagram anbinden

Zwei Wege wählbar — oder beide, wenn Leads aus mehreren Quellen kommen

Optional 15–60 Minuten je Variante Kunde work!visionX assistiert

Warum: Interessenten kommen im Meta-Universum auf zwei Wegen zu dir. Der Direktnachrichten-Weg (Variante A) ist ein reiner Chat-Empfang. Der Formular-Weg (Variante B) sind strukturierte Lead-Ads mit Kontaktdaten-Formular. Beide dürfen parallel laufen und in den gleichen Bot fließen.

Variante A

Direktnachrichten von Facebook-Seite oder Instagram-Profil

15 Minuten Kunde

Wann sinnvoll: Kunden schreiben von sich aus über den Chat-Button auf Facebook-Seite oder Instagram-Profil. Der Bot antwortet dort direkt.

  1. Facebook-Seite als Asset zum Business Manager hinzufügen: Business-Einstellungen → Konten → Seiten, „Hinzufügen".
  2. Instagram-Business-Konto mit der Facebook-Seite verknüpfen — falls noch nicht geschehen, im Meta Business Suite unter Einstellungen → Verknüpfte Konten.
  3. Unsere App unter Business-Einstellungen → Konten → Seiten → deine Seite → Zugewiesene Personen und Assets mit Berechtigung für „Nachrichten" hinzufügen.
  4. Test-DM an die Seite senden — wir bestätigen den Eingang.
Variante B

Facebook Lead Ads mit Sofortformular („Instant Form")

45–75 Minuten Kunde erstellt Formular + gibt Seiten-Zugriff frei work!visionX bindet App-Subscription + Field-Mapping

Wann sinnvoll: Bezahlte Kampagnen mit Kontaktformular direkt in Facebook/Instagram. Interessent klickt auf Anzeige, Meta befüllt das Formular vor (Name, E-Mail, Telefon), Absenden. Der Bot ruft direkt danach an oder schreibt per WhatsApp.

  1. Instant Form im Meta Ads Manager erstellen — zwei Wege:
    • Beim Anlegen einer Lead-Kampagne im Campaign-Setup: „Sofortformular erstellen"
    • Vorab unter Alle Tools → Instant-Form-Bibliothek vorbereiten und später Anzeigen zuweisen
  2. Formular-Felder wählen — Empfehlung für Bot-Kompatibilität:
    • Vorname + Nachname (Meta füllt aus Facebook-Profil vor)
    • E-Mail und Telefon (Meta füllt vor, Interessent bestätigt)
    • Optional: eine Qualifizierungsfrage (z. B. Wunschtermin, Interesse-Segment)
    • Datenschutzerklärung: eigene URL hinterlegen (Pflicht für DSGVO-Konformität)
  3. Formular speichern und Anzeige damit veröffentlichen. Meta zeigt die Test-Vorschau vor Ende der Erstellung.
  4. Meta-App-Zugriff auf die Facebook-Seite freigeben (technisch, aber unerlässlich — ohne das kommen keine Leads bei uns an). Zwei Wege, wir empfehlen (a):
    • (a) Uns als Seitenrolle mit Leadgen-Berechtigung hinzufügen: Im Meta Business Manager → Konten → Seiten → deine Seite → Zugewiesene Personen und Assets → Hinzufügen, dann unsere Meta-App-ID (liefern wir dir per E-Mail) mit den Berechtigungen „Nachrichten" und „Lead-Zugriff". Wir übernehmen dann die technische Anbindung (Meta nennt das „App-Subscription" — ein einmaliger API-Call unsererseits).
    • (b) CRM-Integration im Meta Business Suite: Unter Einstellungen → Integrationen für gängige CRMs (HubSpot, Salesforce, Pipedrive …) direkt einrichtbar. Nur relevant, wenn ein CRM parallel Leads bekommen soll — der Bot-Weg ist damit unabhängig.
  5. Formular-Feldnamen mit uns abstimmen (Field-Mapping). Meta liefert Leads mit den Feldnamen, die du im Formular vergeben hast — z. B. „Vorname" oder „Wie heißt Du?" oder „first_name". Damit unser Bot dem Kunden korrekt „Hallo Anna" schreiben kann, brauchen wir das Mapping. Am einfachsten: schicke uns entweder einen Screenshot des Formulars oder sende einen Test-Lead — wir lesen dann automatisch die Feldnamen aus der Meta-Antwort und stellen das Mapping ein. Dauert von unserer Seite unter 5 Minuten.
  6. Test-Lead über die Ads-Manager-Vorschau senden („Lead-Ads-Test-Tool") — wir bestätigen den Eingang im Bot innerhalb weniger Sekunden. Ab diesem Punkt ist der Bot mit Leads live.

Was wir am Ende von dir brauchen

Nach Abschluss aller Phasen übergibst du uns folgende Werte. Ohne sie kann AttingoX nicht sicher produktiv gehen.

  1. Bestätigung: Firmenprüfung abgeschlossen und Anzeigename genehmigtScreenshot aus dem Business Manager reicht
  2. Phone-Number-ID des WhatsApp-Kontoslange Ziffernfolge, findet sich im API-Setup der WABA
  3. WhatsApp-Business-Konto-ID (WABA-ID)ebenfalls im API-Setup
  4. Zugriffsschlüssel (Access-Token) des System-Nutzersder permanente Schlüssel aus Phase 3
  5. Facebook-Seiten-IDnur falls Phase 5 (Variante A oder B) gemacht wurde
  6. Instagram-Business-Konto-IDnur falls Phase 5 Variante A für IG-DM gemacht wurde
  7. Instant-Form-ID(s) oder Screenshot des Formularsnur falls Variante B — wir lesen die Feldnamen für das Mapping raus
  8. Bestätigung: Meta-App als Seitenrolle mit Leadgen-Berechtigung hinzugefügtnur falls Variante B — wir sehen das erst wenn wir die App-Subscription setzen wollen

Kosten (Erwartungsrahmen)

~ 0,08 €je Marketing-Konversation

Meta rechnet Konversationen direkt über die hinterlegte Kreditkarte ab, nicht über uns. Preise variieren nach Kategorie und Land: Marketing-Konversationen (Bot spricht zuerst an) ~0,08 € pro 24-Stunden-Fenster, Service-Konversationen (Kunde schreibt zuerst) meist deutlich günstiger oder kostenlos.

Realistisch für kleine bis mittlere Betriebe: 10–50 € / Monat. Genaue Zahlen zeigt Meta im Business Manager unter „Abrechnung". Wir überwachen mit, damit Ausreißer nicht unbemerkt bleiben.

Was NICHT eingerichtet wird

  • WhatsApp-Katalog / Produktkatalog
  • WhatsApp Payments
  • Grünes Häkchen („Verified") — kein Funktionsbedarf
  • Eigene Meta-App auf Kunden-Seite — wir stellen unsere bereit

Falls Meta oder Drittanbieter dir diese Punkte als „nötig" verkaufen wollen: brauchen wir nicht.

Menüpfade und Feldnamen in diesem Dokument sind gegen die offizielle Meta-Doku Stand Juli 2026 gegengeprüft (Meta Business Help Center, developers.facebook.com — Whatsapp Cloud API, Business Verification, Marketing API System Users, Lead Ads / Instant Forms). Meta ändert seine UI regelmäßig — vor Beginn der Einrichtung kurz gegenprüfen, falls Bezeichnungen nicht mehr passen.